كيف يمكن كتابة تقرير

يحتاج معظم الأشخاص العاملين في المجالات المختلفة إلى تطوير مهارات الاتصال فيما بينهم، وتعتبر التقارير إحدى أكثر مهارات الاتصال الكتابي أهميّة، فإنّ كتابة التقرير أصبحت من الأمور الضروريّة في الوقت الحاليّ، وعلى الرغم من الاختلاف في مواقع الناس وقطاعات عملهم إلّا أنّهم جميعاً بحاجةٍ مستمرة لكتابة التقارير وإرسالها إلى الموظفين الآخرين أو المدراء.

إنّ التقرير هو أحد وسائل التواصل الكتابي، ويُعتبر أحد الطرق الفعّالة لتبادل المعلومات في القِطاعات المُختلفة، والمواقع المتنوعة، فالتقرير عامّةً هو الخلاصة النهائيّة التي تُجهّز وتُكتب بطريقةٍ مفصّلةٍ باستخدام الوسائل المُساعدة المختلفة كأجهزة الحاسوب، لتوضيح موضوعٍ أو هدفٍ معيّن مع تفسير وإضافة النتائج الخاصّة بالقضيّة المشروح عنها، ويُكتب كلمسةٍ نهائيّةٍ بعد إنجاز مهمّةٍ ما.

• إعداد ملف التقرير: في هذه الخطوة يجب وضع الإطار الكامل للتقرير حتّى تظهر النتيجة المطلوبة، وتحديد قضيّته كاملةً، وتعيين الشخص المُستقبل له، وما هي الفائدة التي سيحصل عليها عند قراءته له، وما هي البيانات والنتائج المرجوّه منه، والتي يحتاج القارىء معرفتها، واستخدام الطريقة الصحيحة لتوضيح المعلومات فيه.
• ترتيب التقرير وتنظيمه: وتحتوي هذه المرحلة على تحديد الأفكار الرئيسيّة والفرعيّة فيه وكتابتها باستخدام تسلسلٍ منطقيٍّ ومُناسبٍ، حيث يجب كتابة العنوان في الصفحة الأولى من ملف التقرير، وتعيين التاريخ، وعدد الصفحات المُستخدمة، واسم الشخص الذي سيقرأ التقرير أو الفئة، ومحتوياته، أي العناوين التي يتضمّنها، والملاحق الخاصة.
• كتابة المقدّمة: بعد الانتهاء من الخطوة السابقة يجب كتابة المقدّمة في الصفحة التالية، وذكر الدوافع التي ساهمت في كتابة التقرير، وأيضاً يجب أن تحمل المقدّمة فكرةٍ كاملة عن محتوياته، حتّى تتشكّل صورةٌ رئيسيةٌ لقارىء التقرير.
• العرض: أمّا في هذه الخطوة يجب عرض القضيّة الرئيسية للتقرير، وذكر العناوين الرئيسيّة والفرعية؛ أي تدوين جميع الحقائق والأحداث المرتبطة به بطريقةٍ مناسبة، كما يجب أن تُدوّن المعلومات بشكل واضح ودقيق، كما يجب المحافظة على توزيع الأفكار على شكل فقرات قصيرةٍ ومختصرة وشاملة للنقطة، والحفاظ على التسلسل المنطقيّ بين الأفكار، ويُفضّل الاستعانة بالرسومات التوضيحيّة والجداول؛ لمساعدة القارىء على استيعاب المعلومات بشكلٍ أكبر.
• الخاتمة: يجب الانتباه عند كتابة الخاتمة والتركيز على المعلومات المذكورة فيها، حيث يجب أن تحتوي على النتائج المطلوبة من منه والتوصيات المقترحة للقارىء، والخلاصة الناتجة من التقرير، كما يجب المحافظة على أن تكون الخاتمة قصيرة ولا تحتوي على أي أفكار جديدة، بل يجب أن تُعالج الأفكار المطروحة مسبقاً فقط.